調剤事務の皆さんこんにちは！
この記事を見てくださっているのは特に調剤事務の仕事を始めて年数が浅い方かな、と思います。
処方箋の入力ミス。この仕事を始めてまず大きな壁として立ちはだかりますよね。レセコン入力ミスをしたことがない人なんてこの世に存在しないわけですが、それでも可能な限り入力ミスは減らしていきたいもの。どうしたら減らせるのか一緒に考えていきましょう！
原因はレセコン周りの環境か、ヒューマンエラーか
今回はミスの原因を①外的要因（レセコン周りの環境）と②内的要因（ヒューマンエラー）に分けて考えてみたいと思います！
入力ミスは新人さんは「私のせい！」と思ってしまいがち。でも知識と慣れがものをいう業務です。入力ミスをした自分を責めるより知識と慣れを積んでいくのを目標にすることをおススメします。
一方で実は環境を整えるだけで減ることもあります！
レセコン周りの環境改善ができるか考えよう
さて、新人さんがミスをしてしまう理由は「新人さんのせいじゃない事がある」部分があることにまず着目してみましょう。
レセコン周りが散らかっていると、そもそも落ち着いて処方箋入力すらできません。レセコン周りについて以下のような点をチェックしてみましょう。
- 入力する処方せんが他の書類に埋もれるような状況になっていないか
- 次に入力を控える処方箋の置き場所も確保できているか
- 他のPCでやればよい雑務を入力用レセコンでやろうとしていないか
- 保険証類やお薬手帳も置き場を確保できているか
- その場で押印する印鑑などの置き場所が定まっているか
- 機器の配線が動線の妨げになっていないか
- そもそも不要なものは排除できないか
- 患者さん目線で見て受付はキレイか
時々は患者さん側から受付のカウンターを見てみるのも良いですよ。患者さん目線で受付を見て「散らかっている」と感じたら改善の余地アリです。伸びしろアリアリ。
そういう意味ではまだ薬局を見慣れていない「新人さんの目」は大事！
基本的に薬局って狭い敷地に作ってて、受付スペースも手狭です・・・少し気を抜くとすぐにモノが散らばりますよね（涙）分かります。
うさぎ太郎の経験上、なるべくものを「浮かせる」のが、狭い受付スペースを活用するのに有効でした。縦の空間を使うという事ですね。
一例としてお役立ちグッズも貼っておきますので、参考になれば幸いです！きっとあなたの薬局の受付、まだ伸びしろありますよ。（薬局さんお願い、経費で落として！）
| キングジム 電子吸着ボード RK10クロ ラッケージ RACKAGE |
| 【ナカバヤシ 机上ラック プリンタ台 机上台 幅50cm ナチュラル木目 PRK-101NM |
| MOTTERU (モッテル) sofumo ソフトタッチケーブルバンド 繰り返し使える 各色1本 6本セット 3つ穴タイプ |
他にも探せば現状打破する便利グッズはあるはずです。ちょっとした空き時間なんかに他の従業員と雑談ついでに「受付周りスッキリさせたいな～」とアイデアを募ってみるのも手ですよ＾＾
新人さんが環境改善を提案するのはハードルが高いかもしれないけど、往々にして「ずっとそこにいる人」には気づきにくいのがこういう点です。
改善点を発見したものの、先輩調剤事務さんや薬剤師さんに言いにくい・・・そんなときはこの記事を見せて説得して（笑）！
ヒューマンエラー部分の入力ミスを減らす方法
ここからがこの記事をみてくださっている調剤事務さんのもともとの目的かもしれませんね。では具体的な改善策を提案していきます！
①「知識貯金」でミスを減らす
新人さんの入力ミスはあって当たり前。知識と経験のなさが圧倒的理原因だからです。保険においても調剤報酬においてもです。裏を返せば、ある程度経験を積むまではミスをしながら勉強の材料探しをしているようなもの。
入力ミスをしやすい事や入力ミスをした後のリカバリー方法を学ぶことは、後々自身が「教える側」になった時にもすこぶる役立ちます。転んでもタダでは起きない精神で臨むのがベストです。ミスを糧に出来る人こそ立派な「教える側」になれるのです。
新人時代に「難しい」と感じたことを覚えておいてくださいね。
こちらの記事の「調剤事務に必要なスキルや知識は？」の項目でも書いたように、先輩調剤事務さんはその薬局の仕事に慣れてはいますが、必ずしも先輩＝エキスパートとは限りません。先輩に教えてもらえることが調剤事務として必要な知識の全てではないのです。
先輩に教えてもらえる知識に加えて、【必要と感じた知識】は自分で勉強することが大事。もちろんネットで検索しても良いのですが、調剤事務の正しい知識ってネット上で見つけることが至難の業です。まずは土台となる正しい知識は信頼できるテキストで学ぶことをおススメします。
| ユーキャンの調剤事務お仕事マニュアル 第2版 新井美穂 著 |
知識貯金は、貯まれば貯まるほど入力ミスをしなくなりますし、ミスを活かせば芋づる式に知識貯金に成功します。なにより焦りが大敵な入力業務ですが、知識量は冷静さをもたらしてくれますよ。
それでは、「入力ミスは必要な経験」で「知識貯金がまず大事」で、転んでもタダでは起きなければ成長できると理解していただけましたら、以下にさらに具体的な改善策を上げていきますので、読み進めていきましょう！
②薬品名・剤型・規格（ｍｇ）の入力ミスを防ぐ策を講じる
処方箋の入力ミスにおいて代表的なのがこちらではないでしょうか。これに関しては改善策を2つあげてみます。
改善策① 処方せんに記載されている薬品を逆から確認するクセをつける
たとえば「【般】チペピジンヒベンズ酸塩シロップ2％」と処方があったとしましょう。するとレセコンではまずこう入力する薬局が多いと思います。
チヘヒ
すると入力するべき候補になる薬品名なり一般名がズㇻ～と出てきますよね。ちなみにチペピジンヒベンズ錠の一般名「チヘヒ」で表示させようとすると
- チペピジンヒベンズ酸塩錠10ｍｇ
- チペピジンヒベンズ酸塩錠20ｍｇ
- チペピジンヒベンズ酸塩シロップ0.5％
- チペピジンヒベンズ酸塩シロップ2％
- チペピジンヒベンズ酸塩ドライシロップ2％
- チペピジンヒベンズ酸塩散10％
これだけ出てくるのではないでしょうか。一見で発音できないような薬品名に加えてお尻がこれだけ違う。。。チペピジンヒベンズには錠剤・DS・散・シロップがあって規格違いも存在することを既に知っている人は正しく選べます。でも知らなかったら。目が泳いで滑って白黒すること必至です。忙しい時には思い込みも働いて「シロップ」を「ドライシロップ」として入力してしまっても何の不思議もありません。
そこでよく提案されるのが「逆から確認する」ことです。
チペピジンヒベンズ酸塩シロップ2％
③←←←←←←←←←←②←←←①
入力は普通、薬品名→剤型→規格の左から視線移動するのですが、逆にお尻から規格→剤型→薬品名の順で選択肢から選ぶということです。そうすることで思い込みが排除されて冷静に正しい入力にたどり着けます。
入力速度は少しだけ落ちるかもしれませんが、ミスした時の書類の再印刷などの手間を考えれば絶対にかけた方がいい手間です。忙しいときほど実践したいものです。急がば回れ！
改善策② 剤型や規格がいくつかある薬剤はすべてレセコンの薬品原本から薬局のマスタにおとしておく
これは環境の改善とも言えるかもしれません。先述のチヘピジンヒベンズ塩酸のようにたくさん候補が上がってしまう医薬品ってたくさんありますよね。
たくさん候補がある医薬品を入力する時、薬局のマスタに全部落ちてなくて、入力ミスにつながったことはありませんか？
例えば、もしあなたの薬局のレセコンが、「チペピジンヒベンズシロップ0.5％」を取り扱ったことがない状態で「チペピジンヒベンズシロップ0.5％」の処方箋がきたら…「チヘヒ」と入力します。すると出てくる候補はこちら↓
- チペピジンヒベンズ酸塩錠10ｍｇ
- チペピジンヒベンズ酸塩錠20ｍｇ
- チペピジンヒベンズ酸塩シロップ2％
- チペピジンヒベンズ酸塩ドライシロップ2％
- チペピジンヒベンズ酸塩散10％
「この中にシロップ0.5％がないから薬品原本からマスタにデータ落とさなくちゃ！」となる前にシロップ2％を選択してしまう可能性が大だと感じませんか？
解決策①でお話しした「逆から読むクセ」があれば太刀打ちできるのですが、もしそのクセがなければ「チペピジンヒベンズの液剤だ！」と判断した時点でシロップ2％をクリックしてしまうのです。
なので、こういう「1つの薬品名にたくさんの剤型や規格」があるものは予め洗い出し、時間のある時にすべて薬品原本から自店の薬品マスタに落としておきましょう。※もしくはこの類のミスをしたら即やりましょう！
こうすることで防げるミスも一定数あるのです。
ちなみにシェア大手のレセプティは一度もマスタに落としたことのない薬品は一般名も一発で出てこない設定がデフォルトです。（使用履歴のない薬品を表示させるに☑しないと出てこない）。こういう点でもなるべく原本からマスタに予め落としておくことはミス防止・焦り防止に繋がります。
時々、「早く入力したいから」という理由で自店の薬品マスタに登録する薬品数を極力少なくしようとする薬剤師さんや調剤事務さんがいます。
しかし、入力ミスひいてはインシデント撲滅の観点からも薬品マスタの薬品数を絞ることは個人的にお勧めしません。
薬局という業種においては早さより安全を取るべきで、安全のためには薬品マスタは多い方が良いです。該当薬品が見つけにくくなることの対応策は、レセコンの機能を駆使して回避を試みるべし！
③ミスを隠さず、出来るだけみんなに共有する
なるべく隠したくなってしまう入力ミス。大きなミスは共有せざるを得ませんが、些細なミスなら（薬局内の人の性格にもよりますが）直属の教育係や薬局長にだけ報告して済ませていませんか？
「転んでもタダでは起きない」精神はここでも大事な要素になります。みんなにミスを共有することは以下のような効果を生み出すからです。
- 他の人に報告することによって、自分のミスについて頭を整理できる
- 他の人もミスを逆告白してくれる
- 逆告白によって、知識貯金が加速する（自分の手を汚さずミスの先取りが出来る）
- 怒られたり呆れられたりするかと思いきや、励ましてもらえたりする
- 結果、人間関係も良くなったり、信頼されたりする
- 自然と他の人もミスを共有してくれるようになり知識貯金が加速する
朝礼などがある薬局はそういう場で言ってもいいし、朝礼のように共有する場がなければ雑談のなかでもOKです。
たとえば些細なミス（？）だけどこんな例
聞いてください。こないだ「○○千尋」さんっていう患者さんを新患登録したんですが・・・性別が間違っていました・・・知り合いに千尋さんがいるので思い込みで知り合いと同じ性別にしちゃって・・・レセプト出しちゃったから返戻ですぅぅぅ。。。すみません！！
あぁ、私も「○○潤」さんっていう患者さんで性別間違えたよ。気にしない気にしない！患者さんは気づかない部分で迷惑かけないし、返戻あったって性別直すだけだから大した手間じゃないじゃん！
なるほど、「ジュン」さんも男女共通の名前ですね！私も同じミスを繰り返さないよう気をつけます！
こんな流れで、自分のしそうなミスの予習に繋がったりするわけですね。ちなみにこれはうさぎ太郎の実話です（笑）
④入力後すぐ調剤録チェックを自分以外の人にしてもらう
もしかしたら入力直後の調剤録チェックを自分でして薬剤師さんにまわしていませんか？もちろん慣れたらそれでも良いし、そもそも調剤事務が自分1人しかいない時間帯もあろうかと思うので「可能なら」の策ではあります。
自分の思い込みで入力ミスしてたら、直後に自分で調剤録を見直しても驚くほど入力ミスに気付けないんですよ、ほんと、思い込みフィルターって強力なんで。
なので、可能なら。自分が「何か気が焦ってて見落としやミスがある気がする」と感じる時だけでも他の調剤事務さんに再確認してもらうよう声掛けしてましょう。・・・特に薬剤師さんが忙しいとき。薬剤師さんが書類スルーしてしまう可能性は0ではありませんからね。
忙しいときに人の手を止めるのは気が引けるのも分かるけど、そこでミスしていたら更に時間を食ってしまうので「善は急げ」精神です。
ちなみにこれは薬剤師でも同じことで。 薬剤師さんが1人体制だったりする時に「ちょっとこの薬合ってるかチェックして」と調剤事務でも薬の2重チェックをお願いされたことはありませんか？
これと同じで、調剤事務だって2重チェックを誰かにお願いして然るべきなので、遠慮は無用なのです。
⑤レセコンソフトの使いにくい点はメーカーに問い合わせてみる
さて、レセコンソフトは非常に優秀と感じることもある反面、実は現場の実情に沿っておらず、「使いにくい！」と感じることも普通にあります。
特に未経験で調剤事務の仕事を始めると「レセコンを使いこなせない私が悪い」と思ってしまうこともあるかもしれません。が、慣れた人でもレセコンの仕様が悪いと感じることは、まあまあ、ある。
ただし前提として言っておきます。制度変更、薬価改定のたびにアップデートを強いられる（しかも厚労省側も期限に余裕をもたせないんだよ）レセコンメーカーさんには頭が上がりません。調剤報酬なんて2年に1回改定がデフォなうえ、昨今（特にここ1～2年）年度途中でも変更が多すぎるんですよね。厚労省の通知は読みにくいので、レセコンメーカーのアップデデートマニュアルは本当にありがたいものです。レセコンメーカーさん神ですよ。
じゃあどうするか。
- レセコンメーカーさんに改善策がないか問い合わせする
- レセコンメーカーに改善点の要望を出す
だいたいレセコンの使い勝手に困った時って、メーカーの方でも対応策を実は用意されていたりします。こちらが気づいていないだけで。
それこそ機能が膨大なのでマニュアル全てになかなか目は通せませんが、問い合わせたら解決した件も数知れず。「レセコンがもっとこうだったら使いやすいのに」「この機能が使いにくい」「これが出来なくて困る」そう感じたらすぐ聞く、これが一番です。
そしてメーカーに問い合わせた結果、解決策がなければ改善要望としてメーカーに伝えることも可能です。
私の働く薬局ではEMシステムズさんのレセプティネクストを採用していますが、毎回とても真摯に対応してくださいますし、問い合わせて解決したことも無数にあります。
レセコンの使いにくさを感じた時は、ためらわず問い合わせしてみましょう！
シェア大手のレセプティ（EMシステムズ）はシフトキーを押下したら出てくるような隠しコマンド的ファンクションキーも多数あり（笑）
めちゃくちゃ便利な機能を発掘するとテンション上がります！
まとめ：入力ミスのリカバリー方法については採用側も探っている
最後に余談ですが・・・うさぎ太郎が転職のために某薬局の面接でこんな質問されたことがあります。
もし入力ミスをした時に、次からそのミスを繰り返さないようにするためにどうしますか？
こんなことを聞かれるとは思っておらず、面接という緊張した場面で私は硬直しつつも何か言わねばと思い、こう返しました。
自分への戒めとして、そのミスにまつわる後処理は全部自分でやります！
・・・そうですか・・・（そういうこと聞いてるんじゃないんだよな感）
おそらく質問の意図としては、再発防止策として先述してきたようなことを問われていたんじゃないか‥と今になって思うんですけどね。当時の私は頭真っ白になって何のこっちゃな返答しました。。。
ただ、このことから分かるように、会社側だって入力ミスは起こって当然のことと思っています。やらかす度にメンタルが凹凹になってしまう気持ちは経験者ならきっと誰もが知っています。というか、何年経っても頻度は減っても何かしらやらかしてしまうのです。うさぎ太郎も今思い出しても胸が締め付けられる苦い失敗なんて幾度となく繰り返してきました。
しかし、一つだけ言えることは
調剤事務の業務内容においてリカバリーできない失敗はない
のです。人の命がかかっている薬剤師さんに面と向かって言ったら締め上げられるかもしれませんが（滝汗）、調剤事務のミスは怒られることはあっても全てリカバリー可能なのです。
会計ミスって患者さんに怒られても、印刷書類ミスって薬剤師さんに怒られても、経理報告間違えて本社から怒られても、それは「薬局で起こりうる最悪の事態＝直接患者さんの健康を奪う事」にはなりません。（ただ調剤事務のミスが「引き金になりうる」ことは肝に銘じておく必要はありますので、そこはよろしくお願いしますね）
なのでやっぱりうさぎ太郎はこう思うのです。
調剤事務のミスはリカバリー出来るのだから、反省したら、それを糧にして調剤事務として成長できれば良いのです。
長くなりましたが、入力ミスをして落ち込んでこの記事にたどり着いた調剤事務さんの参考になりましたら幸いです＾＾
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