調剤事務の便利ツール②　～薬の在庫不足時の配達詳細など共有メモ～

こんにちは、調剤事務歴15年のうさぎ太郎です。

前回に引き続き、花粉症も風邪も落ち着いているこの時期に、業務改善を考えてみるのはどうでしょうかという提案記事第２弾です。

今回提案するのは、こんな表。

これは、不足薬のある処方せんを受付けた時に、その後どう対応するのか患者さんに聞き取ることをまとめた表です。

患者さんが来局して取りに来てくれるのか、薬局の従業員がお届けするのか、宅配業者を利用するのか、その場合は日付指定・時間指定をどうするのか・・・さらにその不足薬の発注は既に済んでいるのか、納品はいつなのか・・・などなど、これら一つたりとも聞き逃してはならないのですが、忙しいとなかなか難しかったりします。

さらに、聞き取りがちゃんと出来ていても、個人個人書き方が違っていて見にくかったりすることも・・・しかし、これがあればみんなで必要な情報が一発で把握できるという、今までかかっていた地味なストレスを解消してくれる、単純だけど便利なツールなのです。

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不足薬表を作ってみてほしい人は、こんな人

とはいえ、今までこんなものなくても無難に業務を回せている薬局にとっては、わざわざ表を作るのは面倒だし不要だと思います。

なので、もちろんみなさんに推すわけではないのですが、現時点で以下のようなことにお悩みの調剤事務さんにはきっと役立ってくれると思います。

1. 不足薬が発生した際、不手際が多発している薬局の情報共有に
2. 働き始めたばかりで業務を抜けなくやる自信がない新人さんに
3. 教える立場になって間もない中堅調剤事務さんの、新人教育用ツールに

こんな風に使えると思うので、これでささいなストレスでも現状のストレスが緩和されるなら作ってみる価値ありなんじゃないかな？と思います。

実際にこのツールを運用するわけではなくても、「不足薬が発生した時はこれだけの事項を確認してね、自信が無かったらこのまま印刷して使ってね」と新人さんに渡すと、新人さんもいざという時に心強いと思います。

他店から応援の調剤事務さんや薬剤師さんが来るときも、店舗によって運用は異なるかもしれないので、このツールに沿って必要事項を聞いておいてもらうのに使ってもいいかもしれません。

あなたの薬局の不足薬表を作ってみたい人へ

ということで、先に提示したPDFのようなものを作成してみたい気になった方はおりますでしょうか。

このブログに私の作成したエクセルをまるまる載せるのはちょっと控えさせていただくのですが、先に載せているPDFをダウンロードしていただいて↓のサイトを利用してエクセルに変換することで、自由に編集可能になりますので、ぜひご活用ください！

冒頭に載せた私のPDFは、見てのとおりクロネコヤマトと郵便を利用していたのですが、利用する配送業者は薬局によって異なりますし、良いように編集してご利用してくだされば幸いです。

印刷サイズもA5に１個印刷出来れば便利だけど、A5を使わないお店はA4で印刷→カットして使ってみてもらえるといいかなと思います。

まとめ

いかがだったでしょうか？

大きな規模の薬局さんなどは、今回紹介したよう表などなくても、すでに何らかのツールを導入して効率化されているかもしれません。

一方で小さな規模の薬局だと完全に個人任せで、各作業やホウレンソウがとても煩雑になってしまっている薬局もあるんじゃないかなと思います。そんな薬局さんはぜひ今回の表を自分の薬局用に編集しまくって、効率化を図ってみてください。

また、うさぎ太郎が作ったこんな簡易な表より、「もっといいもの使っているよ！ブログで紹介してもいいよ！」って調剤事務さんがおられましたら、ぜひコメント欄やお問い合わせフォームからお知らせいただけると、うさぎ太郎が喜びます（笑）。

また、共有できる調剤事務の便利ツールが用意できましたら、ブログ記事を作成したいと面ますので、お楽しみに！

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