こんにちは、調剤事務歴15年のうさぎ太郎です。
７月が始まりましたね。季節的には比較的落ち着いている薬局も多い（？）この時期に、日々の業務を見直したり、業務改善を考えてみるのはどうでしょうか。
今回提案するのは、こんな表。
こんな表を既に作成済みの薬局さんはスルーしていただいて、もしまだこういったものを取り入れていない薬局さんの参考になれば幸いです！
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調剤事務、１ヶ月のルーティン業務を表にしたら、思った以上に効率化できた件
私が転職して半年経たない頃の事。
もともと調剤事務2人体制で回していた店舗を、急な人員不足で1人で回すようになりました。
まだ転職して半年、この薬局は介護施設も持っていて、今まで介護保険を取り扱ったことがなかったうさぎ太郎はこの状況で一人になることに戦々恐々としました。
そこで、施設の集金が現金・口座振替・振込と煩雑だったため、抜けが無いよう作ったのがこの表（ブログ用に実物を簡易に編集済み）なのですが、これがとても使い勝手が良かったので、共有してみたいと思います！
もともとは、教えてもらいたての業務を抜けなく遂行するために、エクセルで作ったのですが、以降もこれは調剤事務2人以上で回すことになっても、また新人さんに教える立場になった時にもとても使い勝手が良かったのです。
この表があることで、業務に抜けが無くなるだけでなく、他の調剤事務さんが既に取りかかっている業務を重複して取りかかってしまったりすることもなく、今まで連絡ノートやLINEなどでわざわざやり取りしていた面倒な引継ぎの手間を省けるようになりましたし、新人さんに教える時にも、時系列で見えやすいので、業務を理解してもらいやすくなりました。
地味に面倒くさい「あの人この業務取りかかってるのかな？」「新人さん、今の時期にやるべきこと分かってるかな？」の確認が一目で分かるの、単純な表ですが、なかなか便利です！
さらに、もしこの表をさらに活用するなら【薬局内のみんなが見える場所に貼っておく】のがオススメ。
そうすることで、薬剤師さんにも調剤事務の仕事内容が可視化され、忙しい時期・忙しくない時期を認識してもらえますし、本社からの「この書類の提出まだですか？」などの問い合わせの対応もスムーズになります。便利でしょ？
ルーティン表を作ってみてほしい人は、こんな人
とはいえ、今までこんなものなくても無難に業務を回せている薬局にとっては、わざわざ表を作るのは面倒だし不要だと思います。
なので、もちろんみなさんに推すわけではないのですが、現時点で以下のようなことにお悩みの調剤事務さんにはきっと役立ってくれると思います。
- 調剤事務同士の作業が重複しがち、または放置されがちな薬局の情報共有ツール
- 働き始めたばかりで業務を抜けなくやる自信がない新人さんの備忘録として
- 教える立場になって間もない中堅調剤事務さんの、新人教育用ツール
- 薬剤師さんが調剤事務の業務内容を理解せず雑用を申し付けられる場合の予防線（笑）
こんな風に使えると思うので、これでささいなストレスでも現状のストレスが緩和されるなら作ってみる価値ありなんじゃないかな？と思います。
あなたの薬局のルーティン表を作ってみたい人へ
ということで、先に提示したPDFのようなものを作成してみたい気になった方はおりますでしょうか。
このブログに私の作成したエクセルをまるまる載せるのはちょっと控えさせていただくのですが、先に載せているPDFをダウンロードしていただいて↓のサイトを利用してエクセルに変換することで、自由に編集可能になりますので、ぜひご活用ください！
冒頭に載せた私のPDFは、見てのとおりチョコチョコ空白の行があるのですが、空白を作っておくことでイレギュラーな業務をさっと手書きしたり、他の人に宛ててちょっと添え書きしたりできるので、自分用のメモ欄にもなるので、空白行もいくらか作っておくのがオススメです。
複数人の調剤事務さんで回している店舗は「作業中」の列に作業者の名前を書いておくと、誰が作業しているのが分かりやすく、「これやってるの誰？」状態にもなりません。エクセルで編集する段階で「作業中」列に【兔・犬・猫】などと個人名を入力しておいて〇をつけるようにすると、記名する手間も省けますよ。
いかようにも、あなたの薬局で使いやすいように編集してみてください！
まとめ
いかがだったでしょうか？
大きな規模の薬局さんなどは、今回紹介したようなルーティン表などなくても、情報共有ツールなどですでに効率化されているかもしれません。
一方で小さな規模の薬局だと完全に個人任せで、各作業やホウレンソウがとても煩雑になってしまっている薬局もあるんじゃないかなと思います。そんな薬局さんはぜひ今回のルーティン表を自分の薬局用に編集しまくって、効率化を図ってみてください。
また、うさぎ太郎が作ったこんな簡易な表より、「もっといいもの使っているよ！ブログで紹介してもいいよ！」って調剤事務さんがおられましたら、ぜひコメント欄やお問い合わせフォームからお知らせいただけると、うさぎ太郎が喜びます（笑）。
また、共有できる調剤事務の便利ツールが用意できましたら、ブログ記事を作成したいと面ますので、お楽しみに！
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